Om een tolksituatie goed te laten verlopen, kunt u zelf een aantal voorbereidingen treffen. Want hoe beter u voorbereid bent,
hoe beter de tolk kan vertalen en hoe soepeler de situatie verloopt.
Laat alle aanwezigen weten dat er een tolk komt.
Als u van tevoren iedereen die in de tolksituatie aanwezig is laat weten dat er een tolk komt, kunnen zij daar
rekening mee houden. Dat voorkomt dat mensen voor verrassingen komen te staan.
Stel de tolk voor.
U kunt de tolk voorstellen aan allen betrokkenen en uitleggen wat de rol en functie is van de tolk.
U kunt de tolk ook de gelegenheid geven om dat zelf uit te leggen.
Informatie verstrekken voor de voorbereiding van de tolk.
Hoe meer informatie de tolk ruim van tevoren ontvangt over de tolksituatie, hoe beter de tolk de tolkopdracht kan voorbereiden
en hoe makkelijker de tolk kan samenwerken met u. Voor de tolk is het handig om te weten wat er besproken gaat worden. Voor een vergadering
kunt u de agenda en eventuele stukken mailen die besproken gaan worden. Voor een lezing bijvoorbeeld kunt u de powerpointpresentatie en de tekst
van de lezing opsturen.
Als u weet dat in een situatie bepaalde kleding (on)gewenst is, kunt u dit ook aangeven. De tolk kan hier dan rekening mee houden.
Zorg voor goede omstandigheden voor de tolk en de tolkgebruiker.
Het is belangrijk dat in de tolksituatie de werkomstandigheden voor de tolk zoveel mogelijk optimaal zijn. Let erop dat zowel de tolk als de dove
perso(o)n(en) geen last hebben van tegenlicht, dat door een raam schijnt.
Omdat de tolk alles moet vertalen wat er gezegd wordt, is het belangrijk dat de tolk alles goed kan verstaan. De tolk zal met u overleggen over welke
plek de beste tolkplek is. Dat is vaak een plek vlakbij de spreker. Let erop dat u een ruimte kiest met een goede akoestiek, hierdoor kunnen de horenden (en de tolk)
de sprekers beter verstaan. De tolk kan zijn/haar werk hierdoor beter doen.
Voor de tolk is een stoel zonder armleuningen handiger, hierdoor heeft hij/zij meer bewegingsruimte voor zijn/haar armen.
Pauze voor de tolk.
Om goed te kunnen blijven tolken, heeft de tolk pauze nodig. Spreek samen met de tolk en eventueel horenden af wanneer en hoelang er pauze gehouden wordt.
Samenwerking.
Hoe beter u met de tolk samenwerkt, hoe soepeler de opdracht verloopt. Laat het gelijk aan de tolk weten als u de tolk niet begrepen heeft of niet zo goed kunt volgen.
Hoe eerder u dat aangeeft, hoe beter u en de tolk kunnen afstemmen waar u behoefte aan heeft. Na de tolksituatie kunt u met de tolk bespreken hoe u het tolken ervaren
heeft en of er verbeterpunten zijn. Zo kunnen u en de tolk iets leren van de situatie.
Inzetten van een schrijftolk.
Een schrijftolk gebruikt een laptop, een speciaal toetsenbord en eventueel een beamer met een scherm. Als u een schrijftolk inzet, kijk dan van tevoren waar de schrijftolk
zijn apparatuur neer kan zetten en zorg als het nodig is voor een extra tafel. Het is belangrijk dat u kijkt of er een stopcontact aanwezig is bij de plek waar de tolk gaat zitten.
Als er meerdere doven en/of slechthorenden aanwezig zijn, zal er gebruik worden gemaakt van een beamer. U kunt hier rekening mee houden bij de keuze van de ruimte waar getolkt gaat worden.